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        如何正確選擇企業項目的物資采購方式

        [打印]發布時間:2016-05-17    有效期:不限 至 不限    點擊:2016
         

        如何正確選擇企業項目的物資采購方式

         

                  物資采購工作是工程建設項目的三大環節之一,在宏觀層面遵循項目物資采購管理原則和中觀層面運用有效的管理工具后,微觀層面的采購方式的確定是工程建設項目物資采購工作的重心。

            本文依據相關采購的法律法規,在歸納企業項目物資采購特點的基礎上,結合采購工作實踐,提出了企業項目物資采購方式選擇的原則與方法,以期對采購工作作業層面起到一定的借鑒參考作用。

            一、常見的采購方式

            所謂采購方式,是指組織或個人在采購貨物、工程、服務時采取的具體方法和形式。要了解采購方式,須先了解有關采購的法律法規:

            1.《招標投標法》

            《招標投標法》要求在公開、公平、公正和誠實信用原則下,對招投標的程序內容進行了規范;《招標投標法》提出了招標的采購方式,分為公開招標和邀請招標。

            (1公開招標:是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。

            (2邀請招標:是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。

            2.《政府采購法》

            政府采購是指各級國家機關、事業單位和團體組織,使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。《政府采購法》規定,公開招標應作為政府采購的主要采購方式。

            《政府采購法》規定的采購方式有:

            (1公開招標:關于公開招標,需注意如下事項:

            ①公開招標的數額標準由相應的人民政府規定;

            ②因特殊原因需要采用公開招標以外采購方式的,需事前獲得批準;

            ③不得將應當以公開招標方式采購的物資或服務化整為零或以其他任何方式規避公開招標采購。

            (2邀請招標:當具有特殊情況、只能從有限范圍的供應商處采購的或者公開招標費用占比較大的,可以采用邀請招標方式采購。

            (3競爭性談判:招標失效、技術特殊、時間緊急、無法估價等情況下可以采用競爭性談判采購方式。

            (4單一來源采購:單一供應商、緊急情況、一致性且合同額占比10%內等情形,可以采用單一來源采購。

            (5詢價:技術規范標準明確統一、貨源充足且價格變化幅度小,可以采用詢價采購方式。

            3.《工程建設項目招標范圍和規模標準規定》

            《工程建設項目招標范圍和規模標準規定》(原國家計委2000年第3號令,簡稱“3號令,是對必須進行招標的工程建設項目的具體內容和規模標準進行明確的法規。

            3號令是《招標投標法》、《政府采購法》的配套文件,沒有提及招標之外的采購方式,僅就招標采購方式的工程建設項目的范圍和規模進行了明確的規定,主要規定如下:

            (1必須進行招標采購的項目類型:公共基礎設施項目、公用事業項目、國有資金投資項目、國際融資項目、國際組織或外國政府資金項目。

        這些項目的共性是資金來源為財政資金、國有投資資金、國際組織或外國政府資金。

            (2必須進行招標采購的規模標準:施工單項合同估算在200萬元以上;物資單項合同估算在100萬元以上;服務單項合同估算在 50萬元以上;單項合同估算低于上述標準,但項目投資在3000萬元以上。

            綜上所述,從上述采購法律法規來看,采購方式主要有:公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等五類。企業在工程建設項目進行物資采購時,通常是參照上述法律法規,制定本企業的采購管理規定,其中的采購方式主要有:邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價、協議采購(集中采購、協議供貨)等五類,各種采購方式選擇的條件則須看項目資金來源、企業性質和物資性質。

            針對項目建設的情況,究竟采取何種采購方式才能更好服務于工程項目呢?首先,須看項目的資金來源:采購方式必須遵循資金提供方的意志。其次,若為國有企業,無論資金來源如何,必須遵循3號令規定。最后,除上述情形之外,可根據企業工程建設項目中那些可能影響采購方式的物資采購特性來選擇適宜的采購方式。

            二、企業項目物資的采購特性

            1.品種多樣性

            品種多樣性指項目物資品種的多樣性。一般項目涉及物資有工藝主機、輔助機電設備、水暖設備、電氣設備、各類材料。

            項目物資品種的多樣性決定了項目物資的采購方式需依物資的不同性質而確定,專業采購成為必要。

            2.采買重復性

            采買重復性指企業因主營業務一定時期內相對固定、一定時期內采購的項目物資的重復性。

            采買重復性決定了一定時期內需重復與同類型供方合作,也使采購人員對物資達到專業了解成為可能此種情況下,采購方式的選擇會影響采購的效果,專業采購也成為可行。

            3.供應系統性

            供應系統性指工程項目含多個系統,設備有主輔,安裝須先后,工程是系統。

        供應系統性要求包括物資供應在內的項目工作系統化,因而必須要求供方配合項目,做到到貨、現場服務、售后服務等工作的及時、系統。如何選擇合適的采購方式、確定合適的供方,值得關注。

            4.綜合經濟性

            工程項目包含設計、采購、施工等幾大環節,物資供應還存在質量與監造成本高低、交付是否及時、現場指導及調試消缺的配合是否積極主動和費用的多寡、協調是否流暢及人力成本等,所以項目物資采購的經濟性不僅取決于采購合同價格,還取決于相關的多種因素。

            綜合經濟性要求在采購環節樹立總成本理念,平衡效率與效益,兼顧價格與服務,追求總成本最低化,達到“保質、保量、及時、經濟、安全”的項目物資供應的總要求,進而選擇適宜的采購方式,確定供方,實現采購總成本最低的綜合經濟性目標。

            三、采購方式選擇的原則與建議

            正是由于企業項目物資采購的以上特性,決定了企業根據實際情況、選擇適宜的采購方式成為可能和必須:品種多樣性讓專業采購成為必要,采買重復性使戰略采購成為趨勢,供應系統性使供方的綜合響應能力成為評判的主要指標,綜合經濟性使合同價格之外還需考量采購總成本。

            在現有法規規定和企業目前普遍采用的采購方式基礎之上,結合多年采購工作實踐,筆者提出如下在依法合規的前提下選擇采購方式的建議原則與方案:

            1.條件具備,定向采購

            定向采購,類似于上述的單一來源采購方式,選擇原因卻有區別,是基于對物資技術要求、制造工藝、當時價格等確切掌握,這就要求采購基礎數據庫信息健全、有效。采購基礎數據庫的建立與管理因品種多樣性而必要、因采買重復性而可能。

            定向采購有利于供方工藝的不斷改進、產品質量的穩步提高、價格水平的不斷降低、服務水平的逐步提升,也有利于供方忠誠度的提高和有效防范采購人員的道德風險。

            定向采購需注意選擇條件的具備,定向供方的AB或ABC備選方案等問題。

            定向采購是較為理想的采購方式,兼顧了效率與效益。其他的采購方式都應當積極創造條件,待條件具備之時,轉換成定向采購。

            2.技術要求明確、市場競爭性強的通用設備,詢價采購

            一般通用型設備、工程材料、技術成熟市場產品充足的物資多采用詢價采購方式,合同額有限也可作為詢價采購方式的一個選擇原因。

            原來還會根據合同額的大小區分密封報價(許多企業規定30萬以下、10萬以上)和傳真報價(10萬以下),隨著互聯網技術的發展與普及,現在均可通過電子郵箱等方式進行實際的密封報價。這樣不僅大大提高了詢價的快捷性,而且規避了傳真報價因保密性差而帶來的道德風險,由此可見科技的發展對采購方式的巨大影響。

            詢價采購方式需要有良好的合格供方管理作基礎。   

            3.技術要求不明、制作工藝過程或價格不清,兩階段招

            通過需方遵循“三公原則”(各方公平、過程公開、處事公正)和供需雙方共同遵守的誠實守信原則、以期達到規范的合作關系之外,招標采購還有一個發現市場價格的重要功能,尤其是對于技術要求不明、制作工藝過程不清的設備。

            對于這類設備,通過足夠數量和代表性供方參與的兩階段招標,通過技術交流和疑問澄清,需方可逐步掌握這類設備的技術要求、工藝過程,從而掌握價格組成及影響因素,為后續將設備轉化為定向采購打下基礎。

            除塵凈化布袋收塵器用高溫濾袋采購過程就是筆者親歷的典型案例。21世紀初期,除塵環保產業在國內興起,其中凈化效果良好的布袋收塵器開始被運用,但其關鍵部件高溫濾袋當時幾乎全部依賴進口,價格高昂、技術不清、工藝不明。筆者所在公司作為國內業內最大公司,需求量大,面對如此狀況,通過幾次廣泛的邀請招標,通過技術交流、澄清答疑和現場參觀,基本掌握了進口、合資、內資等各等級供方的產品性能、價格水平、價格組成,也一定程度上掌握了濾袋制作的工藝過程、質量保證節點、產品差異等,為后續根據具體項目需求、定向采購奠定了基礎。

            4.供方資源有限的物資,談判采購

            諸如NID脫硫除塵項目中的關鍵工藝設備給料機、混合器、消化器,新型建材硅酸鈣板項目中大型主機壓機,都是因技術精密、工藝復雜、所需資金較大的關鍵設備,導致供方資源有限、制作工藝不易掌握。這類設備的采購,只能是邀請相關的供方,進行技術、商務談判,簽訂采購合同。

            對于該類設備,要注意發揮戰略合作方培育的采購職能,利用項目、技術等優勢,培育有潛力的供方,在設備技術、制造等方面進行突破,形成戰略合作。NID脫硫除塵項目中的關鍵工藝設備給料機、混合器、消化器原均依賴法國進口,完全沒有商務話語權,供應服務也不到位,嚴重制約了項目的實施。后經過培育設備的優質供方,協同公關,現已實現國產化,產品質量、設備性能均超越進口產品,價格大幅降低,服務大幅提升,極大助力了項目的實施,采購方式也轉變成了戰略合作的定向采購。

            面對具體項目的物資采購工作,在遵循依法合規前提下,有效運用適宜的管理工具、進行采購工作的周密計劃后,厘清具體情形,選擇適宜的采購方式,將有效實現采購職能、助力項目順利實施。

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